Kundenservice-Portal

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Mehr Effizienz durch Online-Kundenservice-Software

Unsere Softwarelösung IQX KSP vereinfacht als Onlineportal für den Kundenservice die Erstellung und Abwicklung von Serviceaufträgen (z.B. Reparaturaufträge, Garantieanfragen, Kostenvoranschläge), erhöht die Kundenzufriedenheit und spart Zeit und Geld im Unternehmen. Es bietet:

  • Übersichtliche Weboberfläche, über die die Kunden Serviceaufträge erstellen können
  • Automatische Erstellung von PDF-Dokumenten und Versand per E-Mail
  • Automatische Information der Kunden über ihren Auftragsstatus
  • Bearbeitung der Aufträge über verschiedenen Stationen im Unternehmen hinweg, Auftragserfassung z.B. über Barcodes
  • Möglichkeiten zur Analyse und Optimierung der Service-Prozesse

Für das Kundenservice-Portal steht Ihnen ein Online-Demosystem zur Verfügung. Bei Interesse stellen wir Ihnen Zugangsdaten zur Verfügung und stellen Ihnen das System gerne persönlich vor.

Produktbeschreibung

Das KSP ist ein Onlineportal zur Abwicklung von Kundenserviceaufträgen und richtet sich z.B. an produzierende Unternehmen oder Händler, deren Kunden regelmäßig Aufträge zur Reparatur von Produkten, zur Geltendmachung von Garantieansprüchen oder zur Erstellung von Kostenvoranschlägen erteilen und diese zur Bearbeitung der Aufträge einsenden.

Die Basis des Systems ist ein Online-Produktbestand ähnlich eines Onlineshops, in dem der Kunde sein Produkt auswählt, zu dem er einen Serviceauftrag erstellen möchte. Nach Auswahl des Produktes und Eingabe seiner Stammdaten wird er durch den mehrstufigen Ablauf der Auftragserstellung geführt. Dabei werden die gewünschten Serviceleistungen und zusätzliche Informationen wie z.B. Seriennummer, Fehlerbeschreibung oder Lieferumfang abgefragt. Es ist möglich, zu jedem Produkt bestimmte Standardleistungen zu Pauschalpreisen (z.B. bestimmte Standard-Reparaturen) zu definieren, zwischen denen der Kunde wählen kann.

Nach Erfassung des Auftrags wird ein Serviceticket erstellt und der Kunde erhält eine automatische E-Mail mit Dokumenten im PDF-Format (z.B. Begleitschreiben, Paketaufkleber). Alle Dokumente sind mit Barcodes versehen, die die spätere Abwicklung erleichtern.

Während der Bearbeitung des Auftrags durchläuft dieser verschiedene Stationen im Unternehmen (z.B. Wareneingang, Reparaturabteilung, Versand). Die Mitarbeiter in den Stationen verfügen über eigene Logindaten für das System und erfassen mittels Barcodescannern die Statusänderungen der Aufträge, die einem festgelegten Prozess im System folgen.

Während der Bearbeitung eines Auftrags wird der Kunde auf Wunsch automatisch über Statusänderungen per E-Mail informiert und kann jederzeit im System den Status seiner Aufträge abfragen.

Benutzer mit besonderen Rechten können im System allgemeine Informationen und Statistiken abfragen, Eskalationen bearbeiten (z.B. wenn gelieferte Waren nicht den Angaben des Kunden entsprechen) und Reports aus dem System abfragen. Eine Anbindung an externe Systeme (z.B. ERP-Software, Warenwirtschaft) ist möglich.

Alle Statusänderungen werden mit Zeitstempeln gespeichert, so dass Analysen über Durchlaufzeiten und Effizienz der verschiedenen Prozessschritte möglich sind.

Das System ist flexibel auf die individuellen Anforderungen des Kunden anpassbar und erweiterbar. Die Nutzung ist sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen von jedem PC, Laptop, Tablet oder Smartphone mit Internetanschluss aus möglich, es ist keine lokale Softwareinstallation erforderlich. Das System kann nahtlos in die vorhandene Internetseite des Unternehmens integriert werden.

Funktionen

Funktionen für den Kunden

  • Komfortable Suche im Produktbestand (z.B. nach Artikelnummer, nach Produktkategorie)
  • Mehrseitiges geführtes Auftragsformular mit Abfrage der erforderlichen Informationen
  • Auftragsbestätigung per E-Mail mit Begleitdokument und Paketaufkleber als PDF-Datei
  • Login mit E-Mail Adresse und Kennwort zur Abfrage des Auftragsstatus
  • Übersicht über die bereits erstellten Aufträge
  • Merkliste für Produkte

Funktionen für das Unternehmen

  • Flexible Abbildung des Service-Prozesses im System (z.B. Wareneingang, Reparaturabteilung, Fakturierung, Versand)
  • Erfassung des Auftrags über Barcodescanner für höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit und weniger Fehler
  • Definierbare Eskalationsstufen bei Unregelmäßigkeiten
  • Statistiken über erstellte Aufträge nach verschiedenen Kriterien
  • Messung der Durchlaufzeit und Servicequalität

Vorteile

Sowohl die Kunden als auch das Unternehmen profitieren von der Erfassung und Abwicklung von Serviceaufträgen durch unser Onlineportal.

Vorteile für den Kunden:

  • Komfortable Erstellung von Serviceaufträgen rund um die Uhr, kein Kontakt per Telefon / E-Mail / Fax etc. erforderlich
  • Sofortige Erzeugung der Begleitdokumente
  • Jederzeitige Information über den Auftragsstatus
  • Dadurch höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit und Zufriedenheit der Kunden

Vorteile für das Unternehmen:

  • Effizientere Abläufe durch automatisierte Erfassung und Bearbeitung, hohe Zeit- und Personaleinsparungen möglich
  • Messbarkeit der Effizienz der Prozessschritte - Erkennung von Optimierungspotenzialen